Waarom het coronavirus een risico is voor uw organisatie. En wat u kunt doen.

Het coronavirus (COVID-19) maakt weer eens duidelijk dat een virus zich niet houdt aan de grenzen van een land. Dit zorgt in de hele wereld voor onrust. De gevolgen voor de economie zijn groot.

Het is belangrijk om goed om te gaan met het coronavirus. Voor uw medewerkers natuurlijk. Voor uw organisatie. Maar ook voor uw klanten en leveranciers.


Uw werknemers en uw organisatie

U heeft een zorgplicht naar werknemers. Binnen uw organisatie bent u verantwoordelijk voor hun veiligheid. Het is uw taak om de kans verkleinen dat ze besmet raken tijdens het werk of een zakenreis. Maar helaas kan het altijd gebeuren dat ze besmet raken en ziek worden. Dit kan gevolgen hebben voor de werknemers die wel werken. Misschien moeten ze meer uren maken om het bedrijf draaiende te houden. Als de coronacrisis lang duurt, kan de continuïteit in uw organisatie in gevaar komen.

Natuurlijk heeft dat ook gevolgen voor de productie en dienstverlening. Het coronavirus kan ook nog op andere manieren slecht zijn. Bijvoorbeeld omdat werknemers voor hun veiligheid niet meer mogen werken. Omdat de overheid maatregelen neemt die ongunstig zijn voor uw organisatie. Of omdat de economie minder groeit dan voorspeld.


Klanten en leveranciers

U kunt dan de contracten met uw leveranciers of klanten niet naleven. Dit kan tot grote claims lijden. Behalve als u in de contracten een Force-majeur-clausule had opgenomen, die u had beschermd tegen overmacht. Ofwel tegen situaties waar u nooit rekening mee had kunnen houden. 

Maar ook kunt u problemen krijgen als leveranciers niet aan u kunnen leveren vanwege het coronavirus. Als u geen alternatieve leveranciers hebt, kunt u hierdoor niet meer aan uw klanten leveren. Wat dan ook weer claims kan opleveren.


Goed voorbereiden is mogelijk

De gevolgen van een virusuitbraak zijn dus erg groot. En niet te onderschatten. Om uw organisatie en uw werknemers te beschermen, is het noodzakelijk dat u maatregelen neemt. En zich goed voorbereid. Misschien vraagt u zich af of u uw organisatie wel kan voorbereiden op een virusuitbraak. Het antwoord is ‘ja’. Als u volgende vragen beantwoordt, bent u zo goed mogelijk voorbereid.


  • Welke maatregelen gaat u instellen om verspreiding van een virus onder uw medewerkers tegen te gaan? Denk aan zoveel mogelijk mensen vanuit huis laten werken, het afzeggen van zakenreizen, alleen noodzakelijke (productie)processen draaiende houden en intensiever schoonmaken binnen uw bedrijf. Waar u precies rekening mee moet houden, ziet u in de Checklist Werknemers en Werkplekken.
  • Hoe is crisismanagement binnen uw organisatie belegd? Is er een crisisorganisatie? Hoe is crisiscommunicatie geregeld? Hoe zijn de verschillende taken en verantwoordelijkheden tijdens een crisis verdeeld? Welke instanties en/of (lokale) overheden zijn van belang als er een crisis is? Waar u precies rekening mee moet houden, ziet u in de Checklist Communicatie
  • Hoe raakt de huidige situatie de verschillende processen binnen uw organisatie? Denk aan uw eigen producten en diensten, die van uw toeleveranciers, administratieve processen en transport. Waar u aan moet denken, ziet u in de Checklist Organisatie en Beleid.
  • Welke maatregelen van de (lokale) overheid zullen uw organisatie belemmeren? Denk aan het afsluiten van wegen, luchthavens, grensovergangen en importverboden uit landen waar de virusuitbraak hevig is.
  • Hoe kunt u de financiële risico’s beperken? Hoe bent u verzekerd? Wat vergoeden uw verzekeringen wel of niet? Lees hier meer over in dit artikel.

Minder gevolgen

Op basis van de antwoorden op deze vragen kunt u een actieplan maken. Als u in dit plan ook strategische besluiten zet, bespaart uw organisatie tijd in crisissituaties. 


Niet alles gaat volgens plan

Houd er echter wel rekening mee dat in tijden van crisis niet alles volgens plan gaat. Dat hoeft geen ramp te zijn. Het kan juist teams samenbrengen. De werknemers die nog werken groeien naar elkaar toe. Ze benutten hun mogelijkheden meer. Waardoor ze samen heel veel veerkracht tonen.


Hoe blijft u op de hoogte

De volgende bronnen worden dagelijks ge-update, zodat u steeds op de hoogte blijft.

Checklists Werknemers en werkplekken

    • Stel een coördinator vast. Of een team met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat dit team de hele organisatie vertegenwoordigt.
    • Stel vast welke werknemers echt nodig zijn om uw organisatie te blijven laten draaien.
    • Houd rekening met afwezige werknemers doordat zij ziek zijn of een familielid ziek is. Of door maatregelen van de overheid, zoals de sluiting van scholen of van het openbaar vervoer.
    • Stel een beleid op waarin de vergoeding van zieke werknemers is geregeld tijdens een pandemie. Wees niet-bestraffend maar genereus. Stel ook zo’n beleid op voor de werknemer die na zijn ziekte weer gaat werken.
    • Train en bereid hulppersoneel voor. Maak bijvoorbeeld een poule met freelancers die uw werknemers kunnen vervangen. Vraag werknemers zich bij te scholen. Of vraag gepensioneerden of ze tijdelijk terug willen komen als het nodig is.
    • Stel een beleid op voor flexibele werkplekken (bijvoorbeeld thuiswerken) en flexibele werktijden (bijvoorbeeld gespreide diensten).
    • Stel een beleid op om de verspreiding van het virus op de werkplek te voorkomen. Verbied mensen met verkoudheids- en griepverschijnselen naar het werk te komen.
    • Verbeter als het nodig is de communicatie- en informatietechnologie-infrastructuren, zodat de werknemers beter op afstand kunnen werken en klanten makkelijker op afstand toegang hebben tot uw producten.
    • Zorg voor voldoende middelen om de infectie te beheersen op alle bedrijfslocaties. Bijvoorbeeld zeep, papieren doekjes en houders voor zeep en doekjes.
    • Stel richtlijnen op om het onderlinge contact tussen werknemers te beperken. Denk aan het handen schudden, maar ook aan de kantoorindeling, vergaderingen en gedeelde werkstations.
    • Evalueer of de werknemers toegang hebben tot geestelijke gezondheidszorg en sociale diensten. Verbeter deze zorg en diensten als dit niet zo is.
    • Stimuleer griepvaccinatie voor werknemers. Volg jaarlijks wie nog niet gevaccineerd is.
    • Stel vast welke werknemers speciale behoeften hebben. Neem deze behoeften nadrukkelijk mee in uw plan.
    • Bepaal wat de gevolgen kunnen zijn voor binnenlandse en internationale reizen van uw medewerkers. Denk hierbij aan grenssluitingen en quarantaines.
    • Stel een beleid op voor werknemers die in het gebied zijn geweest waar het virus is of die contact hadden met iemand met het virus. Maar ook voor werknemers die vermoedelijk ziek zijn of die ziek worden op de werkplek. Leg bijvoorbeeld vast hoe de infectie dan op het kantoor bestreden moet worden. En leg vast dat iemand die ziekteverschijnselen heeft verplicht op ziekteverlof moet.
    • Stel een beleid op voor het beperken van reizen naar getroffen gebieden en voor evacuatie van werknemers die in of nabij een getroffen gebied werken wanneer een uitbraak begint. Begeleid de werknemers die terugkeren uit getroffen gebied.

Checklists Communicatie

    • Zorg ervoor dat communicatie past bij uw werknemers. Vermijd jargon en moeilijke taal.
    • Verspreid informatie aan werknemers over wat u nu doet en wat de plannen zijn.
    • Anticipeer op angst, ongerustheid, geruchten en verkeerde informatie. Plan communicatie in om angst en ongerustheid te beperken en geruchten tegen te spreken.
    • Bereid de dag van morgen voor, zorg voor vaste communicatiemomenten. Als ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, is het verstandig om op vaste tijden voor updates te zorgen. Stop hiermee niet direct als de dynamiek afneemt, maar laat weten dat er updates komen als er nieuwe ontwikkelingen zijn.
    • Maak een intern communicatieplan. Zet hier in hoe u uw werknemers gaat bereiken, bijvoorbeeld door een combinatie van e-mails, intranetposts, flyers / posters, veelgestelde vragen of speciale plek op de website. In het plan staat hoe u de boodschappen opstelt, hoe het proces verloopt en hoe de werknemers updates krijgen en hoe ze kunnen reageren.
    • Maak een extern communicatieplan. Zet hier in hoe u externe belanghebbenden kunt bereiken, zoals klanten, media, aandeelhouders, leveranciers, de lokale gemeenschap, zorgverleners, analisten, gepensioneerden, vakbondsvertegenwoordigers, enzovoort.
    • Stel een intern communicatieplan voor noodgevallen op en pas dit periodiek aan. Zet in dit plan de belangrijke contactpersonen (met back-ups), de communicatieketen en de communicatieprocessen.
    • Stel procedures vast waardoor duidelijk wordt wanneer dit noodplan van de organisatie wordt geactiveerd en beëindigd, wanneer activiteiten worden gewijzigd en bedrijfskennis aan belangrijke werknemers wordt overgedragen. Wijs middelen toe om uw werknemers en klanten te beschermen tijdens een pandemie.
    • Test uw plan door te oefenen. Herhaal deze oefening regelmatig.

Checklists Organisatie en Beleid

    • Beschrijf wat de (financiële) gevolgen voor uw organisatie zijn. En wat de gevolgen in de toekomst kunnen zijn. Beschrijf de gevolgen voor uw activiteiten, diensten, reizen, leveranciers, inkomsten enzovoort. Werknemers kunnen zo hun plannen maken.
    • Vat het beleid / de posities van uw organisatie samen. Beschrijf hoe het gezondheidsplan er uitziet. Wat de plannen zijn om ziekte te voorkomen en om de ziekte te behandelen. Beschrijf hoe het zit met ziekteverzuim, vrije tijd, salaris, reizen en groepsbijeenkomsten.
    • Ontwikkel en plan scenario’s voor als er minder vraag is naar uw product of dienst. Of die er toe leiden dat er meer vraag is, bijvoorbeeld als er meer behoefte is aan hygiënemiddelen.
    • Stel vast welke grondstoffen en andere belangrijke bronnen echt nodig zijn om uw organisatie te blijven laten draaien.
    • Ontwikkel en verspreid programma's en materialen over de grondbeginselen van pandemie, over wat de werknemer zelf kan doen (hoestetiquette) en hoe hij/zij het gezin kan beschermen.
    • Bepaal de bronnen die u tijdig en nauwkeurig van de laatste informatie van de pandemie voorzien (bijvoorbeeld RIVM). En bronnen die informatie over tegenmaatregelen hebben, bijvoorbeeld vaccins en antivirale middelen. Coördineer met externe organisaties en help uw gemeenschap.
    • Ontwikkel platforms zodat u op een consistente en tijdige manier kunt communiceren over de status van de pandemie en de gevolgen voor werknemers, leveranciers en klanten. Denk bijvoorbeeld aan app-groepen, hotlines en speciale websites.
    • Evalueer of de gezondheidszorgdiensten binnen uw organisatie goed bereikbaar en beschikbaar zijn. Verbeter de diensten als dat niet zo is.
    • Werk samen met verzekeraars, gezondheidsorganisaties, grote lokale zorginstellingen en hulpverleners. Deel uw plannen en zorg dat u op de hoogte bent van hun plannen. Neem deel aan planningsprocessen. Bespreek of uw organisatie middelen kan inzetten voor de gemeenschap.
    • Stel vast welke leveranciers echt nodig zijn om uw organisatie te blijven laten draaien.
    • Stel richtlijnen op om het onderlinge contact tussen werknemers en klanten te beperken. Denk aan het handen schudden, maar ook aan de kantoorindeling, vergaderingen en gedeelde werkstations.
    • Stel vast welke belangrijke klanten speciale behoeften hebben. Neem deze behoeften nadrukkelijk mee in uw plan.