Handige Checklist: Festival organiseren

Welke wensen heeft u?

Het eerste waar u waarschijnlijk naar op zoek gaat is een geschikte locatie voor het festival. Welke locatie geschikt is, hangt af van wat u wilt doen en hoeveel bezoekers u van plan bent te ontvangen.

Veel festivals vinden plaats op een buitenterrein, maar u kunt ook kiezen voor een plek met binnenruimte. Het is belangrijk om genoeg ruimte te hebben. Als u een meerdaags evenement organiseert waar bezoekers blijven kamperen, dan moet daar ook plek voor zijn.

Welke regels gelden er?

Houd bij het kiezen van een locatie rekening met de geldende regels. Bijvoorbeeld over de muziek en het geluidsniveau, maar ook over hoe vaak per jaar er een festival mag plaatsvinden op het terrein.

Boek op tijd

Populaire plekken zijn vaak al een jaar van tevoren geboekt. Het is dus belangrijk om op tijd uw locatie vast te stellen. Overleg met de gemeente wat er mogelijk is op de plek die u voor ogen heeft.

Kosten van een festival

Het klinkt logisch, maar een goede begroting is van groot belang. Bij een festival organiseren zijn kosten vaak hoog en de opbrengsten moeten dit wel kunnen dekken.

Een aantal kostenposten om rekening mee te houden zijn de huur van het terrein, vergunningen (link: verderop deze pagina) en een verzekering. Maar ook tenten, podia, artiesten, licht en geluid, decoratie en faciliteiten zoals bars, catering, kassa's, garderobe, wc's en EHBO moeten betaald worden.

Als u bars en foodstands inhuurt, kunt u verschillende betalingsmogelijkheden hanteren. U kunt bijvoorbeeld een percentage van hun omzet in muntprijs vaststellen, of een vast bedrag voor de standplaats afspreken. Een combinatie van deze twee wordt ook vaak gebruikt.

Naast de kosten voor de stand zelf zijn er ook werknemers en vrijwilligers nodig. Bijvoorbeeld voor de logistiek, opbouw, organisatie, schoonmaak, barpersoneel (indien u dit zelf regelt) en beveiliging. Wellicht huurt u ook een professionele fotograaf in voor beeldmateriaal.

Goed om te weten: Naast de stands zijn er ook benodigdheden voor het festival om te regelen, denk aan trays en bekers. Vanaf 2024 zijn plastic wegwerpbekers niet meer toegestaan op festivals. Zorg daarom voor een duurzaam alternatief om drankjes in te schenken.

Opbrengsten van een festival

Hoe zorgt u dat de kosten worden terugverdiend met het festival? Allereerst kunt u op zoek gaan naar sponsoren die een bedrag bijdragen. Stel verschillende pakketten samen waaruit bedrijven kunnen kiezen en bied een speciaal aanbod voor een hoofdsponsor.

Misschien kunt u daarnaast aanspraak maken op subsidie bij de gemeente. Om in aanmerking te komen voor subsidie moet het festival vaak aan een aantal eisen voldoen, dit verschilt per gemeente. Kijk daarom bij uw gemeente of er subsidie mogelijk is en of zij iets voor u kunnen betekenen.

Het overige bedrag verdient u voornamelijk terug met de bezoekers. Afhankelijk van de omvang en artiesten van het festival, bepaalt u de ticketprijzen. U kunt onderscheid maken tussen dagkaarten en weekendkaarten en een hogere prijs vragen voor extra luxe zoals een opgezette tent of eigen sanitair. Verder stelt u de (munt)prijzen voor bijvoorbeeld drankjes vast.

Denk er ook eens aan om eigen festival-merchandise te ontwerpen en verkopen, eventueel met logo van sponsoren.

Een festival organiseren is meestal niet binnen een maandje geregeld. De locatie wordt soms al meer dan een jaar van tevoren vastgesteld, en ook voor het regelen van vergunningen en het huren van tenten en faciliteiten moet vroeg actie ondernomen worden.

De planning

Met zoveel taken op uw lijstje is het handig een planning te maken. Dan heeft u alles overzichtelijk op een rijtje en vergeet u niet per ongeluk iets belangrijks door alles wat er loopt.

Stel deadlines voor uzelf en uw team voor wanneer bepaalde taken geregeld moeten zijn en houd wat ruimte over voor eventuele tegenslagen. Grote taken kunt u opdelen in verschillende stappen en voor elke taak maakt u een planning wanneer u hiermee begint, hoelang het duurt, en wanneer het af is.

Het draaiboek

Naast alle voorbereiding is het ook belangrijk de week van het festival goed in beeld te hebben. In het draaiboek maakt u een overzicht van wie er verantwoordelijk is voor bepaalde taken tijdens de opbouw en duur van het festival. Ook noemt u bijbehorende contactgegevens, zodat iedereen elkaar makkelijk kan bereiken.

Naast contactgegevens legt u de tijdsplanning vast, zo heeft u een overzicht van wat er wanneer gebeurt op het terrein bij de voorbereiding, en tijdens het evenement. Dan weet u wanneer de opbouw begint, wanneer materialen aankomen en wanneer het tijd is om de boel om te bouwen, bijvoorbeeld tussen acts.

U kunt een draaiboek maken voor het festival in het algemeen, maar ook voor ieder team of podium.

Het kost nogal wat om een festival te organiseren. Toch kan er altijd iets gebeuren waardoor het festival niet door kan gaan. Bijvoorbeeld als er een storm op komst is of er zware onweer aankomt waardoor de veiligheid van bezoekers in gevaar komt.

Wat als het festival niet door kan gaan?

Dan is het goed om verzekerd te zijn. Op die manier krijgt u de kosten terug die gemaakt zijn. Lees  meer over de Evenementenverzekering van Aon.

Evenementenvergunning

Deze vergunning vraagt u bij uw gemeente aan voor het gebruiken van een openbare locatie. Bij een evenement aan of op het water heeft u daarnaast een ‘evenementenvergunning vaarweg’ van uw provincie nodig.

Muziek

Voor livemuziek hoeft u geen vergunningen aan te vragen, maar draait u ook muziek tussendoor dan is daarvoor een licentie nodig voor auteursrechten. Daarvoor betaalt u een vergoeding aan Buma en aan Sena. Beide regelen rechten voor muziekmakers. Buma voor componisten, tekstschrijvers en muziekuitgeverijen, en Sena voor muzikanten en producenten. Regel daarom met beide partijen uw muziek.

Alcohol

Voor zwak alcoholhoudende drank (<15%) heeft u een drank- en horecaontheffing nodig. Dit kunt u bij de gemeente vaak tegelijk aanvragen met de evenementenvergunning. Onder deze ontheffing valt geen sterke drank.

Voor sterk alcoholhoudende drank is een drank- en horecavergunning of slijterijvergunning nodig. Als u een externe partij inhuurt voor drankvoorziening, zijn zij verantwoordelijk voor het regelen van de vergunning.

Eten

Eten en drinken moeten voldoen aan de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Wanneer u externe foodtrucks inhuurt zijn zij hier verantwoordelijk voor.

(Brand)veiligheid en geluidsoverlast

Lever een veiligheidsplan en geluidsplan aan bij uw gemeente. Meer over wat er in deze plannen staat leest u hieronder. Gaat u over de standaard geluidsnormen heen, dan moet u daarvoor een geluidsvergunning aanvragen.

Veiligheidsplan

Voor het organiseren van een festival is het verplicht een veiligheidsplan in te dienen bij de gemeente. Het verschilt per gemeente wat hierin komt te staan. Een aantal zaken die sowieso terug dienen te komen zijn de nooduitgangen, vluchtwegen en bereikbaarheid (bijvoorbeeld voor nooddiensten).

Daarnaast legt u vast waar er hekken staan en wat het plan is wanneer er storm uitbreekt of als er een ongeluk gebeurt. Denk ook aan het regelen van voldoende EHBO’ers en beveiligers om de veiligheid te waarborgen.

Gaan alle bezoekers tegelijkertijd weg van het festivalterrein? Houd dan rekening met de doorstroming en zorg dat er bijvoorbeeld extra trein- of busvervoer wordt ingezet voor de grote groep mensen. Dit kunt u overleggen met openbaarvervoerorganisaties.

U kunt ook borden plaatsen zodat touringcars weten welke route ze kunnen rijden en waar ze hun voertuig kunnen parkeren. Verkeersregelaars kunnen helpen om alles in goede banen te leiden.

Geluidsplan

Naast het veiligheidsplan moet ook vaak een geluidsplan gemaakt worden. Hierin staat welke maatregelen u neemt om geluidsoverlast te voorkomen en hoe u de hoeveelheid geluid op het festival gaat meten en beheersen. Per gemeente verschilt het wat er precies in het geluidsplan moet staan, kijk daarvoor op de site van uw gemeente of neem contact met hen op.

Wat maakt het festival uniek?

Bij een festival horen natuurlijk bezoekers! En die komen niet zomaar uit het niets opdagen. Bedenk bij het promoten van het festival wie uw doelgroep is en wat u wilt uitstralen.

Laat zien wat uw festival uniek maakt, wat bezoekers kunnen verwachten en houd daarbij altijd de doelgroep in gedachten. Wat zou uw ideale bezoeker graag zien en hoe maakt het festival dat waar?

Neem de bezoeker ook mee in de voortgang van de organisatie. Zijn er al artiesten bekend? Staan er bijzondere shows op de planning? Of laat u ze meebepalen wat er gaat gebeuren door middel van een stemming? Door actieve interactie met uw (potentiële) bezoekers zult u meer enthousiasme creëren.

Welke kanalen zet u in?

Om uw boodschap te verspreiden kunt u verschillende kanalen inzetten. Dit kan online via bijvoorbeeld sociale media of nieuwsbrieven. Maar ook offline met posters, banners of zelfs kranten en magazines. Zorg ervoor dat uw website klaar is voor bezoek, en dat alle belangrijke informatie daar te vinden is. Bijvoorbeeld wanneer de ticketverkoop start.

Ticketverkoop

De ticketverkoop is een belangrijk en spannend moment waar ook veel fout kan gaan. U kunt de verkoop in eigen handen nemen, maar er zijn ook bedrijven die daarbij kunnen helpen.

De techniek achter een verkoopkanaal moet namelijk goed in elkaar zitten. Zo moet de site bestand zijn tegen veel bezoekers en moet de verkoop – en entree bij het festival - veilig en goed verlopen, zowel voor de klant als voor uw organisatie.

Als het festival dan achter de rug is en alles is opgeruimd is het tijd om een evaluatie te plannen. Er zullen altijd dingen zijn die niet gaan zoals u hoopt, of waar u niet op voorbereid was. Bij het evalueren gaat u alle aspecten langs die aan bod zijn gekomen bij de organisatie van het festival.

Wat ging er allemaal goed, wat ging er wat minder, en hoe kan het de volgende keer nóg beter. Leg alles vast zodat u en anderen ook later nog weten hoe de organisatie is verlopen.